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Participant Handbook

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General questions

When and where are the Orillia 2024 Ontario 55+ Winter Games?

Orillia will be hosting the Ontario 55+ Winter Games beginning Tuesday, February 6 to Thursday, February 8, 2024. The Games will take place at multiple locations across the city. A full list of venues will be posted on the Games website.

What age are the athletes at the Orillia 2024 Ontario 55+ Winter Games and how many participants will there be?

The Orillia 2024 Ontario 55+ Winter Games will feature 1,000 participants, with all athletes being age 55+ 

How was Orillia selected as the host?

Orillia was awarded the Ontario 55+ Winter Games by the Ministry of Tourism, Culture and Sport through a competitive bid process.

How are sports in the Ontario 55+ Winter Games determined?

Sports represented in the Ontario 55+ Winter Games are determined by a sport selection process conducted by the Ministry of Tourism, Culture, and Sport in partnership with the Ontario Senior Games Association.


How much does it cost to participate in the Ontario 55+ Winter Games?

A registration fee is charged by the Host to the Ontario Senior Games Association (OSGA) for each athlete attending the Games. Participation fees may vary by sport at the discretion of the OSGA and the host community. Some sports may have additional fees associated with participation.

Where do I pay my registration fee for the Games?

Registration fees are paid through your local Ontario Senior Games Association (OSGA) district. Please consult with your local district coordinator.

What is the refund policy for the Ontario 55+ Winter Games?

Before Registration Deadline

Any Participant/Non-Participant requesting a refund up to, and including, the registration deadline will receive a full refund. Request for refund must be made in writing (via email) to Ontario Senior Games Association (OSGA) and the host community (info@orillia2024.ca).

After Registration Deadline

 There is no refund after the registration deadline for all Participant/Non-Participants. Unless:
  • Participants/Non-Participants can find a replacement to take their spot. Before the refund is granted the replacement participant/non-participant must complete the registration and provide payment.
  • The Games may provide a replacement if there is a waitlist or another member from another district has indicated an interest in participating.
  • Participants/Non-Participants should inform the Games Organizing Committee of their withdrawal as soon as possible to increase the likelihood of a replacement being found.

Teams/Partners Replacement

In the event a participant has to withdraw, and the rest of the team/partner(s) are unable to find a replacement and unable to participate in their registered sport, the participant(s) may enter another event at the Games provided there are openings and the OSGA and Games Organizing Committee allow.

Where will I be staying at the Games? When will I find out?

Participant accommodations will be communicated to you by the host community. For the safety of all participants, accommodation locations of each sport are not publicly posted.

What is provided to me at the Games accommodations?

Each room will have standard hotel amenities.

What should I bring with me to the Games?

Participants must bring any items necessary to compete in your sport (e.g., uniforms, sport equipment, etc.) and their health card. Each participant is responsible for all their belongings at the sport venues and accommodations. Any valuables should always be kept secured.

Please consult with your local OSGA district for specific items you may be required to bring and what arrangements, if any, have been made for storage. (e.g., sport equipment, bags etc.)

What food will I receive at the Games?

All participants will receive three meals a day starting with dinner on the night of the Opening Ceremony/registration to lunch of the last day of competition for their sport. 

Any additional food outside of the three meals a day is the responsibility of the participant. If participants choose to bring snacks, please be aware that access to refrigerators may be limited or not available in the accommodations. Non-perishable nut free snacks would be encouraged.

I have an allergy/dietary restriction; how will the Games ensure I receive the correct meal?

All food allergy/dietary restriction information is collected through the OSGA registration process. Food services will use this information to plan meals for all participants. During meal periods, participants should notify Games representative(s) onsite of specific allergies/dietary restrictions.

Can friends and family visit me in my accommodations?

No, for the safety of all participants, friends and family must remain out of the Games accommodations during the Event. Only accredited individuals are permitted in accommodations.

How do I get to the Games?

All participants will be responsible for organizing their own travel to the Orillia 2024 Ontario 55+ Winter Games. Participants who are arriving by train or airplane must have travel pre-approved through the Host community.

Games organizers will arrange for transportation for participants with pre-approved travel to and from airport or train stations to the Games accommodations.

During the Games participants will be transported to and from their venue, accommodations and special events.

When will competition schedules be posted?

Competition schedules are set by the host community and Ontario Senior Games Association and will be posted as they are available.


How do I sign-up to volunteer for the Games?

An online registration system for volunteers will be made available. The Games will review all volunteer registrations and begin offering positions closer to the Games.

What will I be doing as a volunteer? Can I choose what sport I volunteer at?

Through your registration form you will be able to indicate sports you are interested in volunteering with, skills you may be able to offer and your availability. Based on the information you provide while registering, the Games will do their best to offer you a position of interest and that best suits your skill set.

Training will be provided to all volunteers prior to the Games and just-in-time on site.

Is there a deadline to apply to volunteer?

No. However, volunteer registration may close without notice once all volunteer positions have been filled.

Is there a minimum number of hours/days I need to volunteer?

There is no minimum, however in most cases preference will be given to volunteers who can commit the most amount of hours/days.

Will a meal be provided during my shift?

All volunteers working a shift longer than four hours will be entitled to a meal.

I have special requests; can I still volunteer?

Yes, you can identify your special requests through the registration form. A member of the Games will be in contact if further information is required in order to place you in a volunteer position.

Do I have to get a background check completed?

You will need to obtain a Criminal Record Check in order to volunteer at this event. This can be completed online, and with a Volunteer Letter there is no fee. 

When will I know if I have been selected? 

Volunteers will be selected on a rolling basis. A member of the Games will contact you with more information regarding your role once you have been selected.

Do I have to attend a training session?

Yes, all volunteers are required to attend one pre-Games volunteer training session. Multiple training session times will be offered and will be communicated to you closer to the Games. Other options may be provided to volunteers who are not local.

Who do I contact if I have volunteer questions?

Please contact the Volunteer Committee at Wintergames2024Volunteers@gmail.com

Will the Games cover my expenses to volunteer (transportation, parking, accommodations)

No, all volunteers are responsible for their own expenses.

Can volunteer hours from the Games be used towards my high school diploma?

Yes, forms for completed hours can be signed by your supervisor on the last day of the Games.

I registered to volunteer, but my availability has changed or I am no longer available to volunteer. What should I do?

Please contact the Volunteer Committee at Wintergames2024Volunteers@gmail.com to inform the Games of your change in availability.

Questions générales

À quel endroit et à quel moment se dérouleront les Orillia 2024 Jeux d’hiver de l’Ontario des 55+?

Orillia accueillera les Jeux d’hiver de l’Ontario des 55+ du mardi 6 février au jeudi 8 février 2024. Les Jeux se dérouleront dans différentes installations dans la ville. La liste complète des installations sera publiée sur le site Web des Jeux.

Quel âge ont les athlètes Orillia 2024 Jeux d’hiver de l’Ontario des 55+ et combien de participants y aura-t-il?

Les Orillia 2024 Jeux d’hiver de l’Ontario des 55+ accueilleront 1 000 participants, sont âgés de 55 plus ans.

Comment a-t-on déterminé que Orillia serait l’hôte des Jeux?

Orillia a été sélectionné pour être l’hôte des Jeux d’hiver de l’Ontario des 55+ par le ministère du Tourisme, de la Culture et du Sport à la suite d’un processus d’appel d’offres concurrentiel.

Comment détermine-t-on les sports qui feront partie des Orillia 2024 Jeux d’hiver de l’Ontario des 55+?

Les sports représentés aux Jeux d'hiver de l'Ontario 55 ans et plus sont déterminés par un processus de sélection sportive mené par le ministère du Tourisme, de la Culture et du Sport en partenariat avec l'Ontario Senior Games Association.


Comment coûte une participation aux Jeux d’hiver de l’Ontario des 55+?

Des frais d’inscription sont imposés par la ville hôte à l'Ontario Senior Games Association (OSGA) pour chaque athlète qui participe aux Jeux. Les frais de participation peuvent varier selon le sport à la discrétion de l'OSGA et de la communauté hôte. Certains sports peuvent avoir des frais supplémentaires associés à la participation.

Où dois-je payer les frais d’inscription pour participer aux Jeux?

Les frais d'inscription sont payés par l'intermédiaire de votre district local de l'Ontario Senior Games Association (OSGA). Veuillez consulter votre coordinateur de district local.

Quelle est la politique de remboursement pour les Jeux d’hiver de l’Ontario 55 ans et plus?

Avant la date limite d’inscription

Tout participant/non-participant demandant un remboursement jusqu’à la date limite d’inscription inclusivement recevra un remboursement complet. La demande de remboursement doit être faite par écrit (par courriel) adressé à ‘Ontario Senior Games Association (OSGA)’ et à la communauté d’accueil (info@orillia2024.ca).

Après la date limite d’inscription

Il y aura aucun remboursement après la date limite d’inscription pour les participants/non-participants. Exceptions:

  • Les participants/non-participants peuvent trouver un remplacement. Avant que le remboursement soit accordé, le participant/non-participant remplaçant doit compléter l'inscription et effectuer le paiement.
  • Les Jeux peuvent fournir un remplaçant s'il y a une liste d'attente ou si un autre membre d'un autre district a manifesté son intérêt à participer.
  • Les participants/non-participants doivent informer le comité d'organisation des Jeux de leur retrait dès que possible afin d'augmenter les chances de trouver un remplaçant.

Replacement d’une équipe/d’un partenaire 

Dans le cas où un participant doit se retirer et que le reste de l'équipe/des partenaires ne parvient pas à trouver un remplaçant et ne peut pas participer à son sport enregistré, le ou les participants peuvent participer à une autre épreuve aux Jeux pourvu qu’il y ait des ouvertures et que l’OSGA et le comité d’organisation des Jeux le permettent.

Où vais-je être hébergé(e) lors des Jeux? À quel moment vais-je le savoir?

Les hébergements pour les participants vous seront communiqués par la communauté d’accueil. Pour la sécurité de tous les participants, les lieux d'hébergement de chaque sport ne sont pas affichés publiquement.

Que comprend l’hébergement lors des Jeux?

Chaque chambre aura des commodités hôtelières standard.

Que dois-je apporter avec moi aux Jeux?

Les participants doivent apporter avec eux tout objet nécessaire pour exécuter leur sport (p. ex. uniforme, équipement de sport et ainsi de suite) ainsi que leur carte-santé. Chaque participant est responsable de ses effets personnels dans les installations sportives et l’hébergement. Tout objet de valeur doit être gardé en lieu sûr.

Veuillez vous adresser à votre District OSGA si vous avez des articles précis à apporter, pour savoir si des dispositions sont offertes afin d’entreposer ces articles (p. ex. équipement de sport, sacs et ainsi de suite).

Qu’en est-il des repas lors des Jeux?

Tous les participants recevront trois repas par jour, en commençant par le souper lors de la soirée de la Cérémonie d’ouverture et l’inscription, jusqu’au déjeuner le dernier jour de compétition de leur discipline sportive.

Tout aliment supplémentaire outre ces trois repas par jour est à la charge du participant. Si les participants veulent apporter des collations, ils doivent noter que l’accès aux réfrigérateurs pourrait être difficile, voire impossible, dans les installations d’hébergement. Des collations non périssables et sans noix sont recommandées.

Je souffre d’allergies alimentaires ou j’ai des restrictions alimentaires à respecter. Comment puis-je m’assurer que je vais recevoir les bons repas lors des Jeux?

Tous les renseignements sur les allergies et les restrictions alimentaires sont recueillis lors du OSGA processus d’inscription. L’équipe des services d’alimentation utilisera les renseignements fournis pour planifier les repas pour tous les participants. Pendant les repas, les participants doivent aviser les représentants des Jeux qui se trouvent sur place de leur allergie ou restriction alimentaire.

Mes amis et les membres de ma famille peuvent-ils me rendre visite à l’hébergement?

Non. Pour la sécurité de tous les participants, les amis et la famille doivent demeurer à l’extérieur des installations d’hébergement des Jeux pendant l’événement. Seules les personnes autorisées peuvent accéder aux installations d’hébergement.

Comment puis-je me rendre aux Jeux?

Tous les participants seront responsables d'organiser leur propre voyage pour les Jeux d'hiver des 55 ans et plus d'Orillia 2024. Les participants qui arrivent en train ou en avion doivent avoir un voyage préapprouvé par la communauté d’accueil.

À quel moment les programmes des compétitions seront-ils affichés?

Les horaires des compétitions sont établis par la communauté hôte et l'Ontario Senior Games Association et seront affichés dès qu'ils seront disponibles.


Où dois-je m’inscrire pour être bénévole lors des Jeux?

Un système d’inscription en ligne sera mis en place pour les bénévoles. L’équipe des Jeux examinera toutes les inscriptions des bénévoles et offrira des postes aux personnes inscrites à l’approche des Jeux.

Quel travail vais-je faire en tant que bénévole? Puis-je choisir le sport pour lequel je serai bénévole?

Sur votre formulaire d’inscription, vous pourrez indiquer les sports pour lesquels vous voulez être bénévole, les compétences que vous avez et vos disponibilités. L’équipe des Jeux examinera ces renseignements et fera de son mieux pour vous offrir un poste qui répond le mieux à vos compétences et à vos préférences.

Une formation sera donnée à tous les bénévoles avant le début des Jeux et sur place.

Y a-t-il une date limite pour s’inscrire en tant que bénévole?

Non. Toutefois, l’inscription des bénévoles pourrait se terminer sans préavis lorsque tous les postes de bénévoles auront été attribués.

Y a-t-il un nombre minimal d’heures ou de jours à offrir pour être bénévole?

Il n’y a pas de nombre minimal, mais dans la plupart des cas, on accordera la préférence aux bénévoles qui peuvent offrir un plus grand nombre d’heures et de jours.

Le repas sera-t-il fourni pendant mon quart de travail?

Tous les bénévoles qui travaillent des quarts de travail d’une durée de plus de quatre heures auront droit à un repas fourni.

J’ai des besoins particuliers, puis-je tout de même être bénévole?

Oui. Vous pouvez indiquer vos besoins particuliers sur le formulaire d’inscription. Un membre des Jeux communiquera avec vous s’il a besoin d’autres renseignements pour pouvoir déterminer le poste de bénévole qui vous convient le mieux.

Dois-je fournir une vérification de mes antécédents pour être bénévole?

Vous devrez obtenir une vérification de casier judiciaire afin de faire du bénévolat à cet événement. Cela peut être complété en ligne et avec une lettre de bénévolat, il n'y a aucun frais.

Quand vais-je savoir si j’ai été sélectionné pour être bénévole?

Les bénévoles sont sélectionnés de façon continue. Un membre des Jeux communiquera avec vous pour vous transmettre plus de renseignements sur votre rôle de bénévole lorsque vous serez sélectionné.

Dois-je suivre une séance de formation?

Oui, tous les bénévoles doivent suivre une séance de formation pour bénévoles avant les Jeux. D’autres séances de formation seront offertes et vous seront indiquées à l’approche des Jeux. D’autres options pourraient être proposées aux bénévoles qui n’habitent pas dans la région.

Avec qui dois-je communiquer si j’ai des questions en tant que bénévole?

Veuillez contacter le comité des bénévoles à  Wintergames2024Volunteers@gmail.com.

Mes dépenses en tant que bénévole (transport, stationnement, hébergement) sont-ils couverts par les Jeux?

Non, tous les bénévoles sont responsables de leurs propres dépenses.

Les heures de bénévolat que je vais faire lors des Jeux pourront-elles compter dans mes heures de bénévolat à faire dans le cadre de mon diplôme d’études secondaires?

Oui. Les formulaires indiquant vos heures de bénévolat effectuées pourront être signés par votre superviseur le dernier jour des Jeux.

Je me suis inscrit(e) pour être bénévole, mais mes disponibilités ont changé ou je ne peux plus faire de bénévolat. Que dois-je faire?

Veuillez contacter le comité des bénévoles à Wintergames2024Volunteers@gmail.com pour leur faire part du changement de votre disponibilité.

© City of Orillia, 50 Andrew Street South, Suite 300, Orillia, Ontario, L3V 7T5, Tel: (705) 325-1311, Fax: (705) 325-5178, Email: info@orillia.ca

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